Podatkowa księga przychodów i rozchodów – jak ją prowadzić?

Osoby prowadzące działalność gospodarczą w Polsce mają obowiązek rozliczania się z urzędem skarbowym. Najprostszą możliwą formą takiego rozliczenia jest księga przychodów i rozchodów, czyli narzędzie księgowe do prowadzenia bieżącej ewidencji przychodów oraz wydatków firmy. Kto może skorzystać z takiego rozwiązania i co warto wiedzieć w tym zakresie?

KPiR – kto może prowadzić i co należy wpisywać?

Księga przychodów i rozchodów przeznaczona jest dla:

• osób fizycznych prowadzących jednoosobową pozarolniczą działalność gospodarczą i rozliczających się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym;
• spółek cywilnych;
• spółek jawnych;
• spółek partnerskich.

Jeśli przychód netto z działalności za poprzedni rok obrotowy przekracza równowartość 1 200 000 euro, to osoba lub spółka zobowiązana jest do prowadzenia pełnej księgowości.

W KPiR przedsiębiorca prowadzi ewidencję przychodów, zakupów towarów oraz materiałów, kosztów prowadzenia działalności i prac badawczo-rozwojowych. Do księgi nie wpisuje się zaliczek (na poczet usług, sprzedaży i dostawy towarów), kosztów trwających inwestycji i obrotów opakowaniami zwrotnymi. Wpisowi nie podlega również jednorazowa pomoc finansowa w formie dotacji od UE czy urzędu pracy.

Zwolnienie z prowadzenia PKPiR

Księgi przychodów i rozchodów nie muszą prowadzić osoby rozliczające się na zasadach ryczałtu. Oprócz tego podatnik może złożyć wniosek o zwolnienie z tego obowiązku w związku z:

• wiekiem lub stanem zdrowia;
• rozmiarem i rodzajem prowadzonej działalności.

Wspomniany wniosek należy złożyć we właściwym urzędzie skarbowym maksymalnie 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego podatnik chce zakończyć prowadzenie KPiR.

KPiR – założenie i prowadzenie

Podatnik ma obowiązek założyć księgę przychodów i rozchodów 1 stycznia lub w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej i powiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego w terminie do 20 dni od daty założenia księgi. W przypadku spółek każdy wspólnik ma obowiązek powiadomienia o fakcie prowadzenia uproszczonej ewidencji właściwy dla swojego miejsca zamieszkania urząd skarbowy.

KPiR można prowadzić tradycyjnie w formie papierowej oraz w formie elektronicznej. W pierwszym przypadku we właściwe kolumny należy wpisywać bieżące dane dotyczące finansowych operacji firmy:

• 1 – liczba porządkowa kolejnych pozycji;
• 2 – data wydatku lub przychodu;
• 3 – numer faktury bądź innego dokumentu potwierdzającego zakup;
• 4 i 5 – dane kontrahentów;
• 6 – rodzaj transakcji;
• 7 – wartość sprzedaży towarów lub usług;
• 8 – przychody uzyskane spoza sprzedaży towarów lub usług;
• 10 – zakup materiałów potrzebnych do produkcji, zakup towarów handlowych;
• 11 – koszty zakupów z kolumny 10;
• 12 – pensje pracowników;
• 13 – pozostałe koszty;
• 14 – suma kosztów z kolumn 12 i 13;
• 15 – pozostaje pusta;
• 16 – wydatki na działalność badawczo-rozwojową;
• 17 – uwagi.

Forma elektroniczna KPiR zawiera te same informacje co tradycyjna, ale dodatkowo musi spełniać kilka warunków. Po pierwsze musi być opisana dokładna instrukcja programu wykorzystywanego do prowadzenia ewidencji. Po drugie program ten musi mieć funkcję drukowania danych zgodnie z obowiązującym wzorem księgi oraz umożliwiać swobodny wgląd w treść ewidencji. Po trzecie wszystkie dane muszą być chronione przed zniszczeniem.

Wszystkie wpisy powinny być prowadzone czytelnie w języku polskim i w polskiej walucie. Sama księga może być przechowywana w miejscu wykonywania działalności lub w innej lokalizacji wskazanej przez podatnika jako siedziba firmy.

Zdj. gøówne: Microsoft 365/unsplash.com